TMO_Inbox verkeer verminderen

Een van de grootste pijnpunten van de kantoormedewerkers van vandaag is de enorme hoeveelheid e-mails die elke dag in de inbox binnenstromen, en de tijd die nodig is om op de hoogte te blijven.

Waarom is het belangrijk om de controle over je inbox te behouden?

Als je jouw inbox niet actief beheert, kan het gebeuren dat je inbox onvrijwillig een soort takenplan wordt en dat je jouw dagen alleen maar aan e-mails besteed in plaats van te werken waar je jouw tijd het best aan besteed.

De belangrijkste problemen rond e-mails zijn dus:

Het zijn er te veel, waardoor er veel tijd nodig is voor het verwerken van e-mails.
Het vinden van eerdere e-mails is vaak tijdrovend en onderbreekt vaak je werk-flow.

Wat kan je doen om hierin te verbeteren? 

Disclaimer: er is geen wondermiddel!

Wat je zou kunnen doen is:

Het aantal e-mails verminderen via automatisering en regels.
De verwerking gemakkelijke maken door geoptimaliseerde weergave-instellingen.
Een efficiëntere archiverings- en/of volgsysteem opzetten.

Laten we even kijken naar de soorten e-mails die in je inbox terechtkomen.

Eerst is er SPAM, daarnaast krijg je waarschijnlijk een paar NIEUWSBRIEVEN die in de loop van de dag binnenkomen en je afleiden van de meer relevante items.
Je krijgt misschien ook automatische meldingen van een ticketingsysteem van je organisatie.
E-mails die niet primair op u zijn gericht, maar die je in kopie ontvangt.
En tot slot de echte e-mails, deze zouden we dan nog kunnen opsplitsen in die je alleen maar moet lezen en onderwerpen waarnaar u moet handelen.

Wat kunt u doen om de situatie te verbeteren?

Tegen SPAM kunt u waarschijnlijk niet veel doen, behalve één tip: Gebruik niet overal je primaire e-mailadres. Gebruik een tweede voor minder belangrijke onderwerpen.

Dan: nieuwsbrieven en geautomatiseerde notificaties.
Meld je eerst af voor alles wat niet echt essentieel is en stel vervolgens regels in om deze e-mails te sorteren in aparte mappen, zodat ze je inbox niet overvol maken.

Voor e-mails die u in kopie ontvangt, zijn er twee strategieën.

Eén daarvan is: nogmaals geautomatiseerde regels, of ten tweede: geautomatiseerde weergave-instellingen om in ieder geval visueel aan te geven dat dit minder-relevante items zijn.

En voor echte e-mails, is de aanbeveling, indien mogelijk: controleer e-mails alleen op speciale tijdstippen, niet continu elke keer dat er een nieuwe e-mail binnenkomt.

Nu, zelfs als je dit allemaal toepast, heb je nog steeds niet het aantal echte e-mails verminderd dat je moet behandelen.

Ik geef je hier in ieder geval twee tips die voor mij werken.

• Een telefoontje in plaats van een e-mail. Vooral voor ingewikkelde onderwerpen kan het een stuk efficiënter zijn om aan de telefoon te gaan en een direct 1 op 1 gesprek  te voeren in plaats van een mogelijk lange e-mailpingpong, omdat schrijven ook tijd kost- en het telefoontje draagt bij aan het opbouwen van de andere persoon.

• Regelmatige vergaderingen. Dit kan handig zijn voor zaken met een grote behoefte aan afstemming en informatie-uitwisseling. Het idee hier is dat elk teamlid informatie en vragen verzamelt, in plaats van iedereen een e-mail te sturen. Deze worden vervolgens tijdens de vergadering direct in het team gedeeld.