TMO_Kalender: tips & tricks

Wat is het verschil tussen een gebeurtenis (Appointment) en vergadering (meeting).

• Gebeurtenis = voor jezelf
• Vergadering = met andere mensen

Levi, moet een nieuwe gebeurtenis aanmaken in zijn agenda, maandag moet hij een planning maken voor een volgende workshop die hij moet geven, en heeft hiervoor 1 uur nodig.

Klik op “Nieuwe gebeurtenis” en vul alles aan. Wat is de titel van de gebeurtenis, datum en tijd. Klik daarna op “Opslaan en sluiten”.

Je ziet je gebeurtenis daarna verschijnen in je agenda.

Als volgende gaat Levi een vergadering organiseren met collega’s.

Hij klikt hier voor op nieuwe vergadering en vult daarna weer alle nodige gegevens zoals de datum, uur en ook de mensen die deze vergadering zouden moeten bijwonen. Je kan ook een locatie kiezen, dat kan fysiek zijn, of je kan er voor kiezen om deze online te houden via teams.

Geef ook altijd je doel van de vergadering mee, en deel de agendapunten voor deze vergadering, zodat iedereen weet waarover deze meeting gaat.

Ik kies een locatie die beschikbaar is:

Als er geen fysieke locatie beschikbaar is kan ik ook altijd een teams vergadering houden, door op de knop “Team-vergadering” te klikken.

We hebben personen zomaar uitgenodigd zonder even te kijken of de personen wel beschikbaar zijn op dat moment. Daar heeft outlook een handige tool voor en deze heet “Planningassistent” deze tool legt alle agenda’s op elkaar en je kan kijken wie er wel of niet beschikbaar is op dat moment.

Zoals je nu ziet in deze tool, is iedereen beschikbaar op dat moment, dus deze vergadering kan worden ingepland. Er rest nu alleen nog op de verzendknop te drukken, en dan wordt iedereen uitgenodigd om deel te nemen aan deze vergadering, en het wordt dan ook aan iedereen zijn agenda toegevoegd.