WSGoogle_Wat is G Workspace?
Eerst een kort woordje geschiedenis…
In de begindagen van het web werden clouddiensten nog niet als een valabel alternatief gezien: de internetsnelheden waren nog niet afdoende, vaak zat je met harde limieten bij je provider en browsers liepen qua gebruiksvriendelijkheid nog serieus achter ten opzichte van (native) desktop applicaties.
Veel kleinere bedrijven hadden toen nog een eigen server staan, meestal Windows Small Business Server en alle computers werden in een lokaal netwerk verbonden met die server.
E-mails werden meestal via POP3 binnengehaald, zodat ze enkel lokaal beschikbaar waren, back-ups (ook off-site) waren een bijna fulltime bezigheid voor IT-beheerders.
In 2006 kwam Google Apps ten tonele, als beta. Dit was een voortzetting van het welbekende Gmail, Google Calendar en Google Docs, die al redelijk populair waren in de niet-zakelijke markt, voornamelijk door de voor die tijd enorm hoge opslaglimieten. Zo werd Gmail initieel geïntroduceerd met 1GB (1000MB) opslagruimte, toen Hotmail het nog moest stellen met 2MB.
Vier jaar later, in 2010, werd Google Apps als echt commercieel product gelanceerd. Dit nam al snel een hoge vlucht. Veel belemmeringen voor cloud-diensten waren immers weggevallen:
- internet was met de introductie van 4G een stuk sneller geworden
- datalimieten vielen stilaan weg
- browsers werden steeds krachtiger.
Tegelijkertijd werden smartphones en tablets steeds belangrijker, zodat de koppeling naar cloud-diensten ook steeds relevanter werd.
Microsoft had al snel een antwoord klaar met Office 365. Maar waar Office 365 een verderzetting is van desktop-software is Google Apps een echt cloud-product.
Immers, Microsoft is een traditioneel softwarebedrijf, terwijl Google een echt internetbedrijf is, met vooral online en clouddiensten.
In 2017 werd Google Apps hernoemd naar G Suite. Momenteel spreken we over de ‘Google Workspace’.
Waarom kiezen voor G Workspace?
Wij zijn grote fan van G Workspace. Het is niet in de verleiding getrapt om onnodige features toe te voegen. G Workspace is goed zoals hij is…
Hiermee komen we meteen bij het probleem dat we hebben met Office 365. Office 365 kan veel maar het is ook complexer en minder overzichtelijk, met onnodige overheadkosten tot gevolg. Een set-up kost al snel meer tijd en voor speciale functionaliteit is het wroeten door een hoop instellingen.
G Workspace is heel eenvoudig qua opzet en configuratie. Die eenvoud is z’n kracht. Er zijn uiteraard meer instellingen mogelijk maar die zitten goed weggestopt zodat ze niet in de weg zitten. Voor de meeste kleinere bedrijven of voor individueel gebruik volstaan vaak de basisinstellingen.
Indien je toch niet wijs geraakt uit de configuratie, dan is er uitstekende documentatie beschikbaar, waarbij oplossingen stap voor stap en/of visueel uitgelegd worden.
Maar er zijn nog andere voordelen.
- Opslagruimte: Google Drive
Met een gratis account zoals jullie VDABcampus-account -dit is inderdaad een Google account- beschik je al over 15 GB opslag op jouw Drive. Bij Microsoft is dit 5 GB, terwijl Apple er slechts 5 ter beschikking stelt.
Het basisplan van 5.55€ per maand biedt 30 GB gecombineerde opslagruimte voor e-mail, agenda en documenten. Voor de meeste bedrijven volstaat dit.
Vanaf 11.10€ per maand heb je beschikking over 2 TB opslagruimte en vanaf 5 gebruikers is de opslagcapaciteit onbeperkt.
Je kan HIER klikken om een kijkje te nemen op de verschillende betalingsplannen binnen de G Workspace.
- Toegankelijkheid
Je data is overal beschikbaar, want alle data staat in de cloud. Dus je kan op je desktop, je laptop, jouw tablet en smartphone over dezelfde actuele gegevens beschikken.
G Workspace biedt ook een goede ondersteuning over verschillende apparaten heen, je bent niet gebonden aan bepaalde hardware of software. Of je met macOS, Windows, iOS of Android werkt, het maakt op zich niet veel uit.
- Gemakkelijk samenwerken
Dit is een groot voordeel dat nog niet helemaal ontgonnen is bij kleinere bedrijven. Vooral voor bedrijven waar mensen op de baan zijn kan dit een enorme efficiëntieverhoging betekenen. Bij veel kleine bedrijven zijn er vaak hiaten in de doorstroming van de communicatie. Gegevens komen dan niet tijdig door of er worden verkeerde boekingen in de agenda’s geplaatst.
G Workspace laat toe om agenda’s en documenten te delen met andere mensen binnen of buiten je organisatie zodat je steeds op de hoogte bent, op al je apparaten. En bij Google Docs kan je zelfs met meerdere personen tegelijk aan één document werken.
- Uitgebreide zoekfunctie
Google is van oorsprong een zoekbedrijf. Verwacht je dus aan heel snelle en slimme zoekfuncties, ook binnen jouw Drive.
- Goede antispam
Eveneens gerelateerd met de achtergrond van Google als zoekbedrijf en gerelateerde diensten met machine learning (‘zelflerende machines’), wordt spam enorm efficiënt uit de mailbox gefilterd, zodat je verlost van ‘ruis’ kan verder werken.
Dit biedt een niet te onderschatten tijdswinst versus de afwezigheid van antispam of minder kwalitatieve antispam systemen.
EEN OVERZICHT VAN DE TOOLS
