OUTLOOK – automatische filters en regels

Met regels kan je ervoor zorgen dat e-mailberichten automatisch verplaatst worden naar een andere map, gemarkeerd, gecatalogiseerd en beantwoord worden, er een geluid afgespeeld wordt… Ze helpen jouw om je mailbox netjes en opgeruimd te houden.

Een regel maken ahv een bestaande e-mail
Een regel maken met de Regelwizard
Een regel verwijderen
Regels handmatig uitvoeren

Een van de meestgebuikte regels is deze waarmee je een item van een bepaalde afzender of een item met bepaalde woorden in de onderwerpregel naar een andere map kunt verplaatsen. Deze regel kan je aanmaken vanuit de ontvangen e-mail zelf.

Een regel maken aan de hand van een e-mail

In ons voorbeeld gaan we ervoor zorgen dat binnenkomende e-mails van Jef automatisch verplaatst worden naar een map JEF. We vertrekken van een mail van Jef.

Klik met de rechtermuisknop op een bericht in uw postvak of in een ander e-mailmap en selecteer regel, en vervolgens de optie Regel maken.

Maak vervolgens de keuze uit wat je wil doen. In ons voorbeeld kiezen we voor Van jef weetal, en daarna E-mail naar map verplaatsen.
Daarna selecteren we de map waarnaar de e-mails moeten wordn verplaatst of maken een nieuwe map aan, zoals in ons voorbeeld.

Klik op OK om uw selecties op te slaan.

Er verschijnt nu een nieuw venster met de melding dat de regel gemaakt is. Indien je de reeds aanwezige e-mails (in ons geval van jef) ook wil verplaatsen, dan dien je dit aan te vinken.

Alle bestaande e-mails van Jef zijn verplaatst, en alle nieuwe e-mails van Jef worden automatisch hiernaartoe verplaatst.

Een regel maken met de Regelwizard

Er zijn 3 soorten regels die je kunt maken met de Regelwizard

• Georganiseerd blijven: deze regels helpen jou met het filteren,bestandsbeheer en opvolgen van berichten.
• Up-to-date blijven: als een bericht voldoet aan de criteria die je gemaakt hebt, krijg je een melding.
• Aangepaste regels: Dit zijn regels die niet aan de hand van een sjabloon gemaakt worden.

Er zijn tal van opties die je kan instellen en deze zijn bijna steeds te wijzigen.

Stap 1

• Selecteer Bestand > Regels en Waarschuwingen Beheren om het dialoogvenster Regels en Waarschuwingen te openen.
• Selecteer op het tabblad E-mail regels de optie Nieuwe regel.

• Selecteer een van de sjablonen in stap 1. Als je wil beginnen met een lege regel, selecteer je de Regel toepassen op berichten die ik ontvang of Regel toepassen op berichten die ik verzend.

• In de stap 2: Bewerk de regelbeschrijving , klik je op onderstreepte opties om deze in te stellen. Bijvoorbeeld als je Vlag toevoegen aan berichten van iemand voor opvolgen in stap 1 hebt geselecteerd, klik je op personen of openbare groep om te selecteren van welke afzenders je de berichten wil markeren en klik vervolgens op Nu Opvolgen om een vlag en een op te volgen datum te selecteren.
• Klik op Volgende.

Stap 2

Op de tweede pagina van de Regelwizard kan je extra voorwaarden toevoegen aan jouw regel. Je kan bijvoorbeeld verzonden berichten van een bepaalde persoon met specifieke woorden in de hoofdtekst van het onderwerp of het bericht selecteren.

• In stap 1: Selecteer een of meerdere voorwaarden vakjes, een willekeurige voorwaarde die u in het vorige scherm heeft ingesteld, is ingeschakeld. U kunt meerdere aanvullende voorwaarden selecteren door het afvinken van hun selectievakjes.

• In de stap 2: Bewerk de regelbeschrijving, klikt u op eventuele extra onderstreepte voorwaarden die u zojuist heeft toegevoegd. Klik vervolgens op volgende.

Stap 3

Op de derde pagina van de Regelwizard, kunt u extra acties aanklikken die kunnen worden toegepast op het bericht. U kunt bijvoorbeeld berichten voor opvolgen markeren en een bericht markeren als belangrijk.

• In stap 1: Selecteer een of meerdere voorwaarden vakjes, elke actie die u in het eerste scherm heeft afgevinkt, is ingeschakeld. U kunt meerdere extra acties selecteren door het afvinken van hun selectievakjes.

• In stap 2: Bewerk de regelbeschrijving, klikt u op eventuele extra onderstreepte acties, die u zojuist heeft toegevoegd. Klik vervolgens op volgende.

Stap 4

Op de vierde pagina van de Regelswizard, kunt u eventuele uitzonderingen toevoegen aan de regel. U kunt bijvoorbeeld controleren, behalve als deze is gemarkeerd als urgent, om ervoor te zorgen dat alle berichten gemarkeerd met een specifieke urgentieniveau niet zijn gemarkeerd voor opvolgen.

• In stap 1: Selecteer een of meerdere voorwaarden vak, selecteer eventuele uitzonderingen op de regel door het afvinken van hun selectievakjes.
• In het stap 2: bewerk de regelbeschrijving vakje, klikt u op eventuele extra onderstreepte uitzonderingen die u zojuist heeft toegevoegd. Klik vervolgens op volgende.

Stap 5

• Op de laatste pagina van de Regelwizard kunt u een naam invoeren voor uw regel.
• Als u deze regel wilt toepassen op berichten die zich al in uw Postvak IN bevinden, vinkt u het vakje afDeze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in “Postvak IN” .
• Schakel deze regel in is standaard ingeschakeld. Als u de regel op dit moment niet ingeschakeld wilt hebben, kunt u het selectievakje uitschakelen.

• Klik op Voltooien om op te slaan en de regel in te schakelen.

OPGELET : een aantal regels werken alleen indien je de Outlook Desktop app gebruikt.

Een regel verwijderen

Je kan een regel verwijderen wanneer je deze niet meer nodig hebt.

• Kies op het tabblad Bestand de optie Regels en waarschuwingen beheren.
• Kies in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabblad E-mailregels de regel die je wilt verwijderen.
• Kies Verwijderen  > JA.

Regels handmatig uitvoeren

Je kan een of meer regels handmatig uitvoeren.

• Kies op het tabblad Bestand de optie Regels en waarschuwingen beheren en kies op het tabblad E-mailregels de optie Regels nu uitvoeren.
• Schakel in het vak Regels nu uitvoeren onder Uit te voeren regels selecteren het selectievakje in voor de regels die je wilt uitvoeren.
• Als je een andere map wilt selecteren, kies je in het vak Uitvoeren in map de optie Bladeren, kies je de map en kiest je  OK. Schakel het selectievakje Submappen opnemen in om alle mappen op te nemen onder de map die je bij stap 3 hebt gekozen.
• Accepteer in de lijst Regels toepassen op de standaardinstelling Alle berichten of wijzig deze in gelezen of ongelezen berichten.
• Kies Nu uitvoeren