OUTLOOK – correct agendabeheer

Beneden aan ons outlook-venster hebben we ook toegang tot onze agenda.

Mijn agenda’s

Hier staan de agenda’s waar jij eigenaar van bent en rechten op hebt. Je zal de agenda’s van jouw verschillende accounts hier zien staan.

In het rechtervenster komt dan de kalender die je aangevinkt hebt open te staan.

Je hebt de mogelijkheid hier jouw agenda weer te geven met enkel één dag zichtbaar, de werkweek zichtbaar, de volledige week met weekendend of de volledige maand.

Nieuwe agenda maken

Ga naar het tabblad ‘Start‘ > groep ‘Agenda’s beheren’ > ‘Agenda toevoegen‘.

Je hebt hier de mogelijkheid om een agenda aan te maken vanuit:

• jouw adresboek: jouw adresboek gaat open en je kan de agenda van één van jouw collegae selecteren en toevoegen. Deze komt bij jouw ‘Gedeelde agenda’s‘ terecht.
  Je kan ook de groep (Simpsons) toevoegen.

• een kamerlijst: geeft een lijst met beschikbare ‘Rooms’
• van internet: geef de URL in van de (online)-agenda die je wilt zien terugkomen in jouw outlook.

Voeg je een afspraak toe aan de agenda in Google, dan wordt deze ook hier toegevoegd.

• Nieuwe lege agenda: geeft de mogelijkheid een naam aan de agenda te geven. Deze wordt dan aangemaakt onder ‘Mijn agenda’s’.
• Gedeelde agenda openen: Geef de naam in van een collega en open zijn/haar agenda onder de ‘Gedeelde agenda’s’.

Van Mail naar Agenda

Soms gebeurt het dat een mail de eigenlijke datum van uitvoering lang vooraf gaat en u aan sommige details of afspraken herinnerd wilt worden. Hoe pakt u dit best aan?

Ik heb hier bijvoorbeeld een mail omtrent een meeting in de zomer van 2022…

Heel simpel. Het is mogelijk om de mail rechtstreeks naar het pictogram van de kalender te slepen om hem dan op te slaan op een specifieke datum in de toekomst.

Overlay modus

Het is binnen Outlook mogelijk meerdere agenda’s open te zetten en over elkaar te leggen om beschikbaarheden over de verschillende kalenders te bekijken.

Klik hiervoor met de rechtermuisknop in het gekleurde balkje met de naam van de agenda en kies ‘Overlay’.

De 2 agenda’s voegen zich samen. Om hen terug apart te zien klik je op de pijn naast de agenda waar je de overlay op hebt toegepast.

Kleuren en categorieën