OUTLOOK – correct contactbeheer
Outlook kan volledige contactgegevens opslaan over de mensen met wie u contact houdt. Deze contactgegevens kunnen fysieke adressen, e-mailadressen, telefoonnummers maar ook persoonlijke informatie zoals afdelingen, beroepen of zelfs verjaardagen bevatten.
Contactpersoon manueel toevoegen
- Klik op het pictogram Contactpersonen in de linkerbenedenhoek van het applicatievenster. Misschien heeft u al contacten staan in het venster dat open gaat, misschien niet.
- Kies Start > Nieuwe contactpersoon.
Het venster ‘Naamloos – Contactpersoon‘ wordt geopend. - Geef de informatie in die je wenst op te slaan. Een voorbeeld van de kaart wordt weergegeven aan de rechterzijde.
- Kies Contactpersoon> Weergeven > Details: Er verschijnen extra velden.
- Klik op ‘Opslaan en sluiten‘.
Contactpersoon vanuit een mail
- Open de mail waarvan je de afzender wilt toevoegen aan jouw contactpersonen.
- Klik in het leesvenster op het pictogram van de afzender en ga via de 3 horizontale dots naar ‘Toevoegen aan Outlook-contactpersonen‘
OF
Klik met de rechtermuisknop en het pictogram en kies onmiddellijk ‘Toevoegen aan Outlook-contactpersonen‘.
- De fiche van de afzender gaat open en een aantal velden zijn al ingevuld.
Contactenlijsten
Een lijst met contactpersonen is een verzameling e-mailadressen. Dit is handig voor het verzenden van een e-mail naar een groep mensen. Contactlijsten worden ook wel distributielijsten genoemd .
Maak bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen met de naam Simpsons en voeg daar alle leden van het gezin Simpsons aan toe. Als je een e-mailbericht naar iedereen in het gezin wilt sturen, voeg je Simpsons in de Aan- regel van de e-mail.
Opmerking: lijsten met contactpersonen worden standaard gemaakt in de standaardmap met contactpersonen en u kunt ze ook zien onder Alle contactlijsten . Als u de lijst met contactpersonen in een andere map wilt opslaan, selecteert u de map voordat u Nieuwe lijst met contactpersonen selecteert .
- Selecteer op de pagina Contactpersonen de optie ‘Nieuwe groep contactpersonen‘.
- Voer een naam in voor de lijst en voeg vervolgens namen of e-mailadressen toe.
- Klik ‘OK‘ en ‘Opslaan en sluiten‘.
Tip: Als u contacten wilt groeperen om andere redenen dan het verzenden van e-mail, kunt u in plaats daarvan een map maken . Voeg vervolgens contacten toe aan de map.
Opties voor Outlook: Personen
TIPS
- Informeel mag, maar… Afkortingen en informeel taalgebruik is tegenwoordig in sommige gevallen toegelaten in email verkeer, maar zodra je berichten naar een extern email adres stuurt zorg dan dat die aan het bedrijfsprotocol voldoet. Tenslotte weerspiegelt het bericht u, maar eveneens het bedrijf waarvoor je werkt.
- Schrijf uw email kort en bondig en houd je bij het opgegeven onderwerp in de onderwerp-regel.
- Gebruik BCC. Op deze manier kan je gebruikers afschermen. De personen toegevoegd aan het BCC-veld zijn niet zichtbaar voor de andere bestemmelingen. Voor het versturen van grote distributielijsten is het gebruik van de BCC aangeraden.
Deze optie (BCC) kan je inschakelen via het ‘Optie’-tabblad als je een nieuwe mail start.
