TMO_Focus

Laten we het even hebben over FOCUS, want dit is één van de fundamenten van timemanagement en productiviteit.

Ik zal je hier een voorbeeld en uitleggen waarom.

Laten we stellen dat je een status rapport moet opstellen voor een huidig project. Je hebt dit eerder gedaan en je weet dat als je u concentreert op het onderwerp dat je dit klaar krijgt in ongeveer 2 uur.

Maar wat gebeurt er nu in werkelijkheid, vooral als statusrapporten niet een van je favoriete dingen zijn.
Je begint aan je rapport, na een tijdje vraag je u af of er nog belangrijke e-mail zijn binnengekomen. Even checken, en dan kan je verder gaan.

We gaan weer even verder aan het rapport en dan gaat de telefoon… of je reageert snel op een sms. En om 15:00 is er nog een vergadering geplant, enzovoort.

Dus in totaal besteedt je veel meer tijd aan een taak dan wat normaal nodig zou zijn geweest.

Dit wordt multitasking genoemd, en dit is zeer slecht voor je productiviteit. Er zijn vele onderzoeken gedaan over dit onderwerp, ze ontdekken dat ongeveer 30% meer tijd nodig is wanneer mensen in dergelijke multitasking werken, omdat je na ieder onderbreking moet doorgaan waar je was gebleven en jezelf opnieuw moet afstemmen.

30%, dat is veel tijdverspilling, maar dat is niet alles. Ook de kwaliteit van je werkresultaten lijdt hieronder.

Voor uitstekende resultaten heb je wel wat ononderbroken tijd nodig om echt in het onderwerp te duiken. Nu we hebben niet de volledige controle over onze tijd en vaak kunnen we niet alle onderbrekingen elimineren.

Maar heel vaak onderbreken we onszelf, dit is een slechte gewoonte, een soort zelfsabotage.

Wat kunnen we doen om dit te verbeteren?

Een paar basistips om afleiding re verminderen. Demp eerst je mobiel en schakel inkomende e-mailmeldingen uit of schakel Outlook helemaal uit.

Pas deze settings aan in de E-mail opties van outlook

Tips tegen afleiding

doe je deur dicht
zet je mobiel op stil
zet binnenkomende e-mail meldingen uit (of zet Outlook volledig uit)
zet he Teams status op “Do not disturb”

Plan ononderbroken tijdsblokken van 2 à 3 uur om aan key taks te werken
plan pauzes, elke 30 à 45 minuten gedurende 5 à 10 minuten