MSSP – Zoeken naar informatie op SharePoint

Naarmate het aantal SharePoint sites groeit en er meer informatie op komt te staan, wordt het steeds belangrijker om over een zoekmachine te beschikken. Deze is in Microsoft 365 ingebakken. Je hebt op verschillende plaatsen een zoekbalk staan. Al naargelang welke je gebruikt, is de initiele zoekopdracht beperkter.

bv: Als je je zoekopdracht uitvoerd terwijl je op een SharePoint site staat, wordt enkel die specifieke site doorzocht.
Als je je in een bibliotheek bevindt, dan wordt enkel die bibliotheek doorzocht. Het kost je echter 1 klik als je dan de zoekscope toch wil vergroten.

Opmerking: Een andere gebruiker ziet verschillende resultaten dan jij, ook als je hetzelfde zoekbegrip ingeeft.

Beginnen we bij het begin.

Op het Office 365 startscherm vind je bovenaan in het midden een Zoekvak. Hier kan je nu een woord of naam ingeven waarvoor je de sites, documenten of lijsten wil vinden waarin dit woord voorkomt. De zoekfunctie beperkt zich niet tot de naam van het document, maar omvat ook de inhoud en de metadata (labels) van het document. Zelfs vooraleer je begint te typen in dit zoekvak (door er met de muistoets op te klikken) worden er reeds resultaten getoond op basis van uw vorige activiteit in Microsoft 365. Op het startscherm kan je ook naar apps zoeken. (bv: planner of outlook)

Het zoekbereik van dit vak omvat de hele organisatie, dus alle SharePoint sites. Je krijgt enkel die resultaten te zien waarvoor je tenminste over de leesrechten beschikt.
Er worden reeds enkele resultaten getoond nog voor je op de ‘Enter’ drukt. Je kan hieruit dan selecteren, of als jouw bestand of site er niet bij is, kan je met enter alles laten zien.

Als je veel resultaten krijgt, dat kun je met de knoppen ‘bestanden‘ ‘Sites‘ ‘Personen‘ ‘Nieuws‘ de resultaten gaan filteren, zodanig dat je lijst overzichtelijker wordt.

Klik je rechtsboven op Filters , dan kan je nog bijkomend gaan selecteren op het tijdstip dat document de laatste keer gewijzgid werd.

Op het SharePoint startscherm vind je eveneens een zoekbalk. Hier worden enkel de SharePoint sites doorzocht.

Bevind je je op een specifieke SharePoint site, dan wordt enkel deze site doorzocht. In ons geval is dit de SB genk site.

Wil je nu alles doorzoeken i.p.v enkele deze site (SB genk), dan kan je op Organisatie klikken.

Bevind je je op het detail scherm van een bibliotheek of van een lijst, dan worden enkel deze doorzocht.